Cuando se inicia un nuevo negocio hay que asumir muchas responsabilidades nuevas, incluidas las administrativas. Como independiente, has elegido un campo o sector en el que tienes experiencia y conocimientos. Aunque gran parte de tu tiempo y energía se dedicará a trabajar en proyectos para tus clientes, también hay una buena cantidad de trabajo administrativo que tienes que hacer para que tu negocio siga avanzando y creciendo.
La parte administrativa de la gestión de una pequeña empresa es importante. Si no te mantienes al tanto de las tareas, puedes encontrarte rápidamente atrasado en la respuesta a los correos electrónicos, las facturas o los informes de los clientes. Estar al tanto de las tareas administrativas es fundamental para que tu negocio funcione sin problemas. Siga estos seis consejos para gestionar su trabajo administrativo y mantenerse productivo.
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Ordene las tareas por prioridad
Si le cuesta gestionar su tiempo, intente empezar el día realizando la única tarea que realmente no quiere hacer. De este modo, podrá quitársela de encima. Lo que no quiere hacer suele ser importante o laborioso, así que es bueno tacharlo de la lista al principio.
Considera la posibilidad de programar los proyectos, los plazos y las citas mediante un calendario online. Sincroniza este calendario con tu teléfono, ordenador portátil u otros dispositivos electrónicos para que te recuerde cuándo se acercan las tareas importantes. Intenta programar una cita recurrente cada día para reservar un tiempo dedicado a completar el trabajo administrativo. Completar unas pocas tareas pequeñas cada día ayudará a evitar que se acumulen al final de la semana.
Trabaje con plantillas
Crea una plantilla para cada formulario que utilices para no tener que reinventar la rueda cada vez que tengas que enviar algo. Las facturas, las propuestas y los extractos de facturación tienen formularios estándar que puedes personalizar. De este modo, sólo tienes que introducir la nueva información en lugar de crear un formulario desde cero o perder tiempo buscando uno antiguo para copiarlo.
Piensa en otras tareas que repites regularmente. ¿Hay alguna forma de automatizarlas? Por ejemplo, si recibes muchas de las mismas preguntas de tus clientes, considera crear una página de preguntas frecuentes en tu sitio web personal a la que puedas dirigirlos.
Reconsidere su enfoque del correo electrónico
Revisar con frecuencia el correo electrónico suele distraer más que ser útil. En lugar de consultar el correo electrónico cada hora, reserva algunos bloques de tiempo durante el día -una vez a media mañana y otra a media tarde- para dedicarlos al correo electrónico. Este método puede darte más tiempo para centrarte en tareas importantes a lo largo del día y ayudarte a aumentar la productividad cuando te tomes el tiempo para organizar y responder a los mensajes.
Otra idea que puedes probar es establecer carpetas y filtros en tu cuenta de correo electrónico. Esto te ayudará a priorizar qué correos electrónicos respondes y cuándo. Almacena los contactos importantes y crea grupos para poder acceder fácilmente a los clientes a los que envías correos electrónicos con frecuencia.
Ocúpate del correo de inmediato
Manténgase organizado y ahorre tiempo gestionando el correo entrante de inmediato. En lugar de dejar que las facturas, las cartas y los documentos se apilen para clasificarlos más tarde, ordénelos ahora. Cuando lo reciba, léalo. Si no lo necesitas, tíralo o recíclalo. Archívalo inmediatamente si hay que archivarlo y si hay que realizar alguna acción por tu parte, ocúpate de ello enseguida.
Mantenga un inventario actualizado para limitar los recados
Si mantiene una lista de inventario actualizada de los suministros que necesita, podrá reducir la cantidad de tiempo que dedica a hacer recados. Controle el uso para poder limitar los viajes a una vez por semana o una vez al mes, según sea necesario. Si puedes pedir los suministros por Internet, esto también puede ahorrarte una cantidad significativa de tiempo y dinero. Si los recados son imprescindibles, prográmalos durante los tiempos muertos y no durante los periodos de mayor .
Desarrolle un sistema de archivo
Un buen sistema de archivo puede ayudarle a mantenerse organizado y a encontrar fácilmente lo que necesita en un momento dado. Mantén los documentos que más utilizas al alcance de la mano y organiza y almacena sistemáticamente el resto. Cuando te encuentres en un apuro y busques un elemento crucial, te alegrarás de haber organizado tu espacio de trabajo con antelación.