¿Es dueño de un pequeño negocio y ha considerado hacer su propia contabilidad? La contabilidad es un paso importante del proceso de impuestos, ya que organiza todas las transacciones del año para que los impuestos puedan ser presentados. También se puede utilizar para generar informes financieros como el balance o la declaración de ingresos, que pueden dar una perspectiva del propietario de la empresa sobre cómo está funcionando su negocio. Para aquellos que no son contables o tenedores de libros, esta tarea puede ser desalentadora. La Asesoría Juan Bautista nos ofrece algunos consejos para que la contabilidad de su empresa sea fácil y precisa:
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Librería de los estados de cuenta bancarios
Es mucho más fácil, eficiente y preciso utilizar la cuenta bancaria o la tarjeta de crédito de la empresa para llevar la contabilidad. De esta forma, puede utilizar los extractos bancarios de la empresa para que le proporcionen todas las transacciones en orden, los saldos bancarios, etc.
Si utiliza un software de contabilidad como QuickBooks, puede vincular las cuentas bancarias con el software para que descarguen automáticamente las transacciones a su QuickBooks. Si realiza la contabilidad a mano con Excel, su banco puede tener la opción de descargar su actividad bancaria en formato .csv. De esta forma, obtendrá todas las transacciones en Excel y no tendrá que teclearlas manualmente.
Puede reconciliar su contabilidad con el saldo bancario para asegurarse de que no hay ningún error.
Es importante guardar copias de los recibos/facturas durante 6 años en caso de una auditoría, sin embargo tratar de utilizar los recibos para llevar la contabilidad puede llevar mucho tiempo, especialmente si es todo de las cuentas bancarias de la empresa en lugar de sacar todas las transacciones de las cuentas bancarias.
Hay muchas transacciones que podrían retirarse/depositarse automáticamente en la cuenta bancaria que no suelen proporcionar recibos (es decir, transacciones de débito preautorizadas, comisiones bancarias, comisiones de transferencia, etc.), por lo que es mejor utilizar los extractos bancarios para llevar la contabilidad.
Si ha utilizado una tarjeta personal para realizar transacciones comerciales, haga un seguimiento/incluya sólo esas transacciones (no el resto de las transacciones personales).
Utilice el mejor software de contabilidad para su negocio
Hay una variedad de software de contabilidad por ahí, pero no todos ellos pueden ser los más convenientes para su negocio. La utilización de un programa informático como QuickBooks es beneficiosa si se desea llevar la contabilidad y los informes con mayor frecuencia que al final del año, para poder ver/revisar todas las transacciones, facturar y hacer un seguimiento automático de las cuentas por cobrar, realizar la nómina, etc.
Sin embargo, el software también tiene un costo asociado, puede ser más complejo de aprender y utilizar. Recomendamos usar un software online en lugar de un software de escritorio, ya que es más fácil para los contables, tenedores de libros y dueños de negocios acceder
La utilización de Excel sería beneficiosa si no se requiere la contabilidad o los informes con mayor frecuencia que a fin de año, si se realizan transacciones mínimas o si se requieren costes mínimos para la contabilidad
Recomendamos utilizar una plantilla para Excel que configure su contabilidad. Para algunas empresas, utilizar un software es más un dolor de cabeza que su valor, así que evalúe sus necesidades antes de decidir cómo llevar la contabilidad
Conoce tus limitaciones
En una situación de auditoría, la agencia de calificación crediticia puede solicitar que las transacciones se clasifiquen en determinadas cuentas y/o recibos, por lo que es importante que todas las transacciones incluidas se ajusten a las normas de la agencia de calificación crediticia.
Si no está seguro de cómo clasificar una transacción, asegúrese de hacer un seguimiento de la misma y consulte con su asesor contable al final del año. Para los gastos como los de la oficina en casa, el vehículo, etc. que normalmente se pagan personalmente y requieren ajustes, asegúrese de conocer las reglas y de llevar un registro según lo especificado.
En Asesoría Juan Bautista ofrecemos servicios de contabilidad y de declaración de impuestos, así que si eres nuevo en la contabilidad o prefieres que una firma de contables se encargue de tu contabilidad – ¡llámanos!
Asesoría Juan Bautista
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